Le classeur temps

Bonjour,

aujourd'hui, dernier volet de la cession "Gestion du Temps" ! Nous allons mettre en place un outil pour appliquer les préceptes que nous avons vus précédemment.

Pourquoi un classeur temps ?

• Pour avoir une vue d'ensemble des tâches à accomplir
• Pour planifier systématiquement projets, délais, activités de manière harmonieuse pour éviter qu'ils ne s'entrechoquent
• Gérer et contrôler leur réalisation et leur suivi

Je propose de vous décrire le classeur que j'ai mis en place. A vous, par la suite de l'organiser selon vos méthodes, autres outils, etc.

J'ai commencé par mettre 12 intercalaires, 1 par mois, entre lesquels je mets mon planning par semaine et entre chaque plannings, les plans de journée. Ainsi, je sais très exactement ce qui a été traité, à quelle date (voire à quelle heure), j'ai donc une traçabilité des actions menées. Et devant ces intercalaires, je mets la check-list des tâches à accomplir sur le mois en cours.
Ensuite, derrière ces 12 intercalaires, j'ai placé différentes rubriques.
D'abord, un onglet "Objectifs" qui exprime bien ce qu'il contient. Il est toujours utile de venir revoir ses objectifs et d'en suivre l'accomplissement.
Ensuite, l'onglet "Formulaires" où je classe les fiches de plan de journée et de check-list, toujours disponibles et prêtes à être utilisées.
Puis, vient l'onglet "Planification des projets en cours", dans lequel je suis le déroulement des différents projets au fur et à mesure de leur avancement.
L'onglet "CA's" reprend le suivi du chiffre d'affaire réalisé mois par mois, famille par famille.
Un onglet "Notes", sans commentaire.
Suit la "Banque d'idée" qui est un fourre-tout comprenant tous les domaines de mon activité. Dés qu'une idée survient, je la couche sur le papier et je développe par la suite (un bon gain de temps).
Avant l'utilisation de mon PDA, j'avais également les rubriques "Contacts" et "Dates Réunions et Salons", dont la planification et le suivi est plus aisé par voie électronique (pour moi en tout cas).

Voilà, vous savez tout. A vous de jouer, de moduler ces outils, ces préceptes et de gagner du temps.
Si vous constatez qu'un aspect de la gestion du temps m'a échappé, n'hésitez pas à m'en faire part et nous y réfléchirons ensemble, si vous le voulez bien.

Merci de votre fidélité et à bientôt.

Sachez déléguer !

Bonjour,

aujourd'hui, pour l'avant dernier volet sur la gestion du temps, le sujet est d'importance : Savoir déléguer.

La plupart des managers ont un mal fou à déléguer. Le manque de confiance envers ses collaborateurs, la peur de ne pas maîtriser le résultat final ou les délais, la volonté d'être indispensable (consciente ou pas). Les raisons sont nombreuses et j'en ai volontairement oublié certaines. Et pourtant, on tire de la délégation des avantages considérables.
Quels sont-ils ?

• Allègement des tâches et gain de temps pour se consacrer aux tâches les plus importantes
• Mise à profit des compétences et de l'expérience des collaborateurs
• Stimulation et développement des capacités, de la prise d'initiatives, de l'autonomie et des compétences des collaborateurs
• Motivation et satisfaction de ces mêmes collaborateurs

Encore faut-il être en mesure de déléguer. Deux éléments sont à prendre en compte. Le vouloir et le pouvoir.
Vouloir, c'est être disposé à déléguer, pouvoir, c'est en être capable.

Quelles sont les règles du check up de la délégation ?

• Que faut-il faire ? (contenu)
• Qui doit le faire ? (désignation de la personne)
• Pourquoi doit-elle le faire ? (motivation, objectif)
• Comment doit-elle le faire ? (détails, limites)
• Pour quand doit-elle le faire ? (délais)

Une fois ces questions résolus, à vous de mettre en place un tableau de suivi de vos délégations et d'être assez rigoureux pour suivre, aider si besoin est, booster, féliciter (ou non) votre collaborateur.

La semaine prochaine, nous mettrons en place un outil d'organisation, le classeur temps.
Bonne semaine et à bientôt.

Réservez vous une heure de tranquilité

Bonjour,

après le respect de votre cycle d'efficacité, il convient de savoir aménager son temps avant, pendant et après vos périodes d'efficacité.

Combien de personnes ne terminent leur travail qu'après la fin de leur journée de travail ?
La majorité semble-t'il. Toute la journée, le téléphone a sonné, les collaborateurs ont demandé de l'aide, il a fallu gérer des conflits, une ou deux réunions ont été plus longues que prévu (là aussi, il y a matière à article...), bref, une journée classique, bien chargée et avec son lot de surprise.
Mais ça, vous savez le gérer maintenant.

Le problème, c'est que lorsqu'on est dérangé dans l'accomplissement d'une tâche, il faut un petit moment avant de retrouver ses esprits et son efficacité pour continuer.
C'est pourquoi, il est indispensable de s'accorder une heure de tranquillité, c'est à dire un moment où vous refusez d'être dérangé par qui que ce soit.
Non, non, pas de "plus facile à dire qu'à faire", c'est très facilement faisable !
Comment ? Commencez déjà par planifier ce rendez-vous avec vous même, en considérant qu'il "fonctionne" comme un rendez vous à l'extérieur. Vous n'êtes pas là, pas joignable, voire sur une autre planète. Pas de résistance, vous verrez que le monde continue à tourner sans nous (si, si...).
Vous constaterez avec étonnement qu'un grand nombre de choses vont se régler sans vous, tout naturellement.

Tenez compte, pour planifier cette heure, de ce qu'on appelle la courbe de dérangement journalier. Elle obéit à certaines règles :

• De 8h00 à 9h00, on est moins dérangé, mais il y a une accélération de "dérangement" de 10h00 à 11h00 et un pic de 11h00 à 13h00. L'après-midi, il y a une période de relative tranquillité jusqu'à 15h00, un pic de 15h00 à 17h00 et une accalmie de 17h00 à 18h00. Le calme n'arrive que vers 18h00.
• La journée se module selon cette courbe.

L'art de planifier votre journée consiste à jongler entre votre cycle d'efficacité et cette courbe de dérangement.

La semaine prochaine, nous aborderons l'avant dernière partie de notre cycle sur la gestion du temps, en nous intéressant à la délégation des tâches.
A bientôt.

Que nous dit le sondage sur votre rapport au temps ?

Bonjour,

aujourd'hui, nous allons observer ce que nous enseignent les résultats du sondage "Et vous, quel est votre rapport avec le temps ?"

Le résultat, collecté auprès d'un échantillon représentatif de 30 personnes, est sans appel. Le temps nous gère la plupart du temps. 40 % déclarent que ce n'est pas terrible, 35 % que c'est horrible, 25 % que ce n'est pas trop mal et personne ne gère parfaitement son temps.
Au moins, je me dis que j'ai eu raison de faire cette série sur la gestion du temps ! Je pense que tout comme moi, vous n'êtes guère surpris des résultats. Je me suis intéressé à la gestion du temps après m'être rendu compte qu'on pouvait être le meilleur du Monde dans son travail, maitriser toutes les techniques, si on n'a pas le temps de les appliquer correctement, on reste toute sa vie un grand théoricien.

De plus, les nouvelles technologies font que nous sommes obligés (nous nous sommes obligés...) à donner et à attendre des réponses immédiates, par téléphone, mail, sms ou autres. Nous avons tous le réflexe de suspendre le travail en cours lorsque nous recevons un mail.
Soyons honnêtes, si le lundi un de nos clients nous demande une réponse hyper-urgente et que nous lui disons qu'il l'aura en fin de semaine, il est très rare qu'il refuse ce délai. Le tout, c'est de le lui dire.

Quand nous nous rendrons compte que c'est nous même qui la plupart du temps nous polluons ou nous laissons complaisamment polluer, notre comportement changera forcément pour aller vers plus de fermeté, peut être, en tout cas vers moins de servitude.

J'avoue que depuis que j'applique les préceptes que je vous fais partager, je vis beaucoup plus paisiblement mon travail et par ricochet ma vie personnelle. La mise en place s'est faite avec le temps et avec l'aide des ouvrages de l'Institut de gestion du temps de Taunusstein (Allemagne).

Pour conclure, je vous propose de faire un second sondage sur votre volonté d'appliquer ou d'essayer les conseils que je vous relais, et à la fin de cette série sur la gestion du temps, un dernier sondage sur votre nouveau rapport au temps.
Qu'en dites-vous ?

Le cycle d'efficacité

Bonjour,

comme je vous l'ai précisé lors du post précédent, nous allons traiter aujourd'hui d'un des aspects les plus difficiles à maitriser, le cycle d'efficacité.

De quoi s'agit-il ? Chaque être vivant, humain ou non, est sujet à des fluctuations naturelles de son potentiel d'efficacité. Qu'il s'agisse de l'éveil, de l'écoute, de la forme, du sommeil, du rendement, etc.
Chacun à son rythme propre, mais il y a des constantes communes :

• Rendement maximum le matin, que l'on ne retrouvera pas au cours de la journée.
• La "somnolence digestive" du début d'après-midi, amplifiée, contrairement à ce que l'on pourrait croire, par la prise de café.
• Le décroissement progressif de la courbe d'efficacité après un pic en fin d'après-midi, pour atteindre son taux le plus bas vers minuit.

Il vaut mieux bien se connaitre afin d'identifier son propre rythme et de placer les tâches A, B et C selon son cycle d'efficacité.

Il est également très important de faire des pauses régulières pour recharger ses batteries. L'idéal est de prendre 5 à 10 minutes après une heure de travail environ. Mais attention car l'effet optimal intervient pendant les 10 premières minutes, ensuite, vous ne rechargez plus rien.

Le prochain post portera sur le résultat du sondage sur votre rapport au temps. En attendant, observez vous bien et identifiez vos cycles d'efficacité.

A bientôt.