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mercredi 11 juin 2008

Objection votre honneur !


Bonjour à tous,

comme prévu, nous allons passer en revue les objections classiques que nous pouvons rencontrer lors de nos appels téléphoniques (ou en face à face d'ailleurs).

En préambule, je dirais qu'il faut faire très attention au ton sur lequel on répond aux objections. Si notre interlocuteur soupçonne de l'ironie, les meilleurs contre arguments n'y feront rien.

"Je n'ai besoin de rien !"
Le grand classique ! Je propose de répondre qu'on en a bien conscience et que ce sera l'occasion de faire connaissance l'esprit libre, sans penser au bon de commande.

"Je n'ai pas le temps !"
Celle là aussi, on l'entend quasi systématiquement. Par contre, elle peut être sincère comme elle peut être un prétexte. Je propose plusieurs réponses. Tout d'abord, encore une fois prendre acte de son soucis ("je comprends..."), puis le rassurer ("ça ne nous prendra que quelques minutes"). D'après mon expérience, c'est efficace.

"J'ai déjà mes fournisseurs !"
Effectivement, à moins que vous ne vendiez un produit miracle dont vous avez l'exclusivité, c'est une vraie objection. Par contre, vous pouvez proposer une comparaison des services et surtout des prix que vous proposez. Ca n'engage à rien et ça peut être très instructif. A vous de faire passer le message.

"Ca ne m'intéresse pas !"
Plutôt que de demander pourquoi ça ne l'intéresse pas, peut être est-il plus judicieux de demander qu'est ce qui ne l'intéresse pas. En général, il n'y a pas de réponse. Vous pouvez alors proposer de l'informer lors d'un rendez vous. Il pourra alors avoir une idée plus précise et vous aurez trouvé le moyen de l'intéresser, non ?

"Envoyez moi un courrier/une documentation !"
Il me semble opportun de lui demander ce qu'il en attend. Il n'aura pas une information complète, ce sera pour lui une perte de temps de la lire car il n'aura pas tous les tenants et les aboutissants. Votre documentation est un aide mémoire après votre visite.

"Ce n'est pas moi qui m'en occupe !"
Là, c'est votre faute ! Mauvaise prise d'information, mauvaise explication à la secrétaire, ou que sais-je encore. En tout cas, celle là, elle est pour vous !

"J'ai trop de stock !"
C'est l'occasion de voir avec lui ce qui a occasionné ce stock. Le produit acheté correspond il exactement à ses besoins ? Encore une fois, vous êtes là pour apporter un conseil, une expertise, le but étant bien entendu d'arriver à la vente, mais il y a peu de chance que vous vendiez sans passer par cette phase.

Sûrement en voyez vous encore d'autres, mais je pense que vous avez compris le principe. Répondez à une objection par une question (judicieuse autant que possible) ou en répétant le mot principal de l'objection. Votre interlocuteur argumentera, vous donnant des cartes à mettre dans vos manches (découverte). Vous pouvez également reformuler en ajoutant un contre exemple.

Par contre, si vous n'arrivez toujours pas à obtenir un rendez vous, ne partez pas dans une argumentation de vos produits ou services. Préférez demander à votre interlocuteur de vous aider à obtenir ce rendez vous. Prenez un ton amical et dites lui qu'il est vraiment dur à convaincre. Qu'est ce qui le convaincrait ?
Dernier recours en cas de refus répété, le silence... Dites lui que vous êtes vraiment désolé de son refus parce que vous aviez quelque chose de vraiment intéressant à lui présenter, puis faites silence et attendez. Il est hors de question que ce soit vous qui rompiez le silence. Au bout d'un moment, lorsqu'il rompra le silence, il vous posera peut être la question de savoir ce qu'il manque. A vous de reprendre la main. Malheureusement, ça ne marche pas à chaque fois. Vous devez aussi apprendre à battre en retraite pour mieux revenir plus tard !

Voilà, vous avez à peut près toute les données pour vous lancer, mettez au point votre script de prise de rendez vous en tenant compte des différentes phases que nous avons identifiées.

Bonne prospection et à la semaine prochaine.

vendredi 25 avril 2008

Le classeur temps


Bonjour,

aujourd'hui, dernier volet de la cession "Gestion du Temps" ! Nous allons mettre en place un outil pour appliquer les préceptes que nous avons vus précédemment.

Pourquoi un classeur temps ?
  • Pour avoir une vue d'ensemble des tâches à accomplir
  • Pour planifier systématiquement projets, délais, activités de manière harmonieuse pour éviter qu'ils ne s'entrechoquent
  • Gérer et contrôler leur réalisation et leur suivi
Je propose de vous décrire le classeur que j'ai mis en place. A vous, par la suite de l'organiser selon vos méthodes, autres outils, etc.

J'ai commencé par mettre 12 intercalaires, 1 par mois, entre lesquels je mets mon planning par semaine et entre chaque plannings, les plans de journée. Ainsi, je sais très exactement ce qui a été traité, à quelle date (voire à quelle heure), j'ai donc une traçabilité des actions menées. Et devant ces intercalaires, je mets la check-list des tâches à accomplir sur le mois en cours.
Ensuite, derrière ces 12 intercalaires, j'ai placé différentes rubriques.
D'abord, un onglet "Objectifs" qui exprime bien ce qu'il contient. Il est toujours utile de venir revoir ses objectifs et d'en suivre l'accomplissement.
Ensuite, l'onglet "Formulaires" où je classe les fiches de plan de journée et de check-list, toujours disponibles et prêtes à être utilisées.
Puis, vient l'onglet "Planification des projets en cours", dans lequel je suis le déroulement des différents projets au fur et à mesure de leur avancement.
L'onglet "CA's" reprend le suivi du chiffre d'affaire réalisé mois par mois, famille par famille.
Un onglet "Notes", sans commentaire.
Suit la "Banque d'idée" qui est un fourre-tout comprenant tous les domaines de mon activité. Dés qu'une idée survient, je la couche sur le papier et je développe par la suite (un bon gain de temps).
Avant l'utilisation de mon PDA, j'avais également les rubriques "Contacts" et "Dates Réunions et Salons", dont la planification et le suivi est plus aisé par voie électronique (pour moi en tout cas).

Voilà, vous savez tout. A vous de jouer, de moduler ces outils, ces préceptes et de gagner du temps.
Si vous constatez qu'un aspect de la gestion du temps m'a échappé, n'hésitez pas à m'en faire part et nous y réfléchirons ensemble, si vous le voulez bien.

Merci de votre fidélité et à bientôt.

mercredi 16 avril 2008

Sachez déléguer !


Bonjour,

aujourd'hui, pour l'avant dernier volet sur la gestion du temps, le sujet est d'importance : Savoir déléguer.

La plupart des managers ont un mal fou à déléguer. Le manque de confiance envers ses collaborateurs, la peur de ne pas maîtriser le résultat final ou les délais, la volonté d'être indispensable (consciente ou pas). Les raisons sont nombreuses et j'en ai volontairement oublié certaines. Et pourtant, on tire de la délégation des avantages considérables.
Quels sont-ils ?
  • Allègement des tâches et gain de temps pour se consacrer aux tâches les plus importantes
  • Mise à profit des compétences et de l'expérience des collaborateurs
  • Stimulation et développement des capacités, de la prise d'initiatives, de l'autonomie et des compétences des collaborateurs
  • Motivation et satisfaction de ces mêmes collaborateurs
Encore faut-il être en mesure de déléguer. Deux éléments sont à prendre en compte. Le vouloir et le pouvoir.
Vouloir, c'est être disposé à déléguer, pouvoir, c'est en être capable.

Quelles sont les règles du check up de la délégation ?
  • Que faut-il faire ? (contenu)
  • Qui doit le faire ? (désignation de la personne)
  • Pourquoi doit-elle le faire ? (motivation, objectif)
  • Comment doit-elle le faire ? (détails, limites)
  • Pour quand doit-elle le faire ? (délais)
Une fois ces questions résolus, à vous de mettre en place un tableau de suivi de vos délégations et d'être assez rigoureux pour suivre, aider si besoin est, booster, féliciter (ou non) votre collaborateur.

La semaine prochaine, nous mettrons en place un outil d'organisation, le classeur temps.
Bonne semaine et à bientôt.

vendredi 11 avril 2008

Réservez vous une heure de tranquilité


Bonjour,

après le respect de votre cycle d'efficacité, il convient de savoir aménager son temps avant, pendant et après vos périodes d'efficacité.

Combien de personnes ne terminent leur travail qu'après la fin de leur journée de travail ?
La majorité semble-t'il. Toute la journée, le téléphone a sonné, les collaborateurs ont demandé de l'aide, il a fallu gérer des conflits, une ou deux réunions ont été plus longues que prévu (là aussi, il y a matière à article...), bref, une journée classique, bien chargée et avec son lot de surprise.
Mais ça, vous savez le gérer maintenant.

Le problème, c'est que lorsqu'on est dérangé dans l'accomplissement d'une tâche, il faut un petit moment avant de retrouver ses esprits et son efficacité pour continuer.
C'est pourquoi, il est indispensable de s'accorder une heure de tranquillité, c'est à dire un moment où vous refusez d'être dérangé par qui que ce soit.
Non, non, pas de "plus facile à dire qu'à faire", c'est très facilement faisable !
Comment ? Commencez déjà par planifier ce rendez-vous avec vous même, en considérant qu'il "fonctionne" comme un rendez vous à l'extérieur. Vous n'êtes pas là, pas joignable, voire sur une autre planète. Pas de résistance, vous verrez que le monde continue à tourner sans nous (si, si...).
Vous constaterez avec étonnement qu'un grand nombre de choses vont se régler sans vous, tout naturellement.

Tenez compte, pour planifier cette heure, de ce qu'on appelle la courbe de dérangement journalier. Elle obéit à certaines règles :
  • De 8h00 à 9h00, on est moins dérangé, mais il y a une accélération de "dérangement" de 10h00 à 11h00 et un pic de 11h00 à 13h00. L'après-midi, il y a une période de relative tranquillité jusqu'à 15h00, un pic de 15h00 à 17h00 et une accalmie de 17h00 à 18h00. Le calme n'arrive que vers 18h00.
  • La journée se module selon cette courbe.
L'art de planifier votre journée consiste à jongler entre votre cycle d'efficacité et cette courbe de dérangement.

La semaine prochaine, nous aborderons l'avant dernière partie de notre cycle sur la gestion du temps, en nous intéressant à la délégation des tâches.
A bientôt.

vendredi 4 avril 2008

Que nous dit le sondage sur votre rapport au temps ?


Bonjour,

aujourd'hui, nous allons observer ce que nous enseignent les résultats du sondage "Et vous, quel est votre rapport avec le temps ?"

Le résultat, collecté auprès d'un échantillon représentatif de 30 personnes, est sans appel. Le temps nous gère la plupart du temps. 40 % déclarent que ce n'est pas terrible, 35 % que c'est horrible, 25 % que ce n'est pas trop mal et personne ne gère parfaitement son temps.
Au moins, je me dis que j'ai eu raison de faire cette série sur la gestion du temps ! Je pense que tout comme moi, vous n'êtes guère surpris des résultats. Je me suis intéressé à la gestion du temps après m'être rendu compte qu'on pouvait être le meilleur du Monde dans son travail, maitriser toutes les techniques, si on n'a pas le temps de les appliquer correctement, on reste toute sa vie un grand théoricien.

De plus, les nouvelles technologies font que nous sommes obligés (nous nous sommes obligés...) à donner et à attendre des réponses immédiates, par téléphone, mail, sms ou autres. Nous avons tous le réflexe de suspendre le travail en cours lorsque nous recevons un mail.
Soyons honnêtes, si le lundi un de nos clients nous demande une réponse hyper-urgente et que nous lui disons qu'il l'aura en fin de semaine, il est très rare qu'il refuse ce délai. Le tout, c'est de le lui dire.

Quand nous nous rendrons compte que c'est nous même qui la plupart du temps nous polluons ou nous laissons complaisamment polluer, notre comportement changera forcément pour aller vers plus de fermeté, peut être, en tout cas vers moins de servitude.

J'avoue que depuis que j'applique les préceptes que je vous fais partager, je vis beaucoup plus paisiblement mon travail et par ricochet ma vie personnelle. La mise en place s'est faite avec le temps et avec l'aide des ouvrages de l'Institut de gestion du temps de Taunusstein (Allemagne).

Pour conclure, je vous propose de faire un second sondage sur votre volonté d'appliquer ou d'essayer les conseils que je vous relais, et à la fin de cette série sur la gestion du temps, un dernier sondage sur votre nouveau rapport au temps.
Qu'en dites-vous ?

jeudi 3 avril 2008

Le cycle d'efficacité


Bonjour,

comme je vous l'ai précisé lors du post précédent, nous allons traiter aujourd'hui d'un des aspects les plus difficiles à maitriser, le cycle d'efficacité.

De quoi s'agit-il ? Chaque être vivant, humain ou non, est sujet à des fluctuations naturelles de son potentiel d'efficacité. Qu'il s'agisse de l'éveil, de l'écoute, de la forme, du sommeil, du rendement, etc.
Chacun à son rythme propre, mais il y a des constantes communes :
  • Rendement maximum le matin, que l'on ne retrouvera pas au cours de la journée.
  • La "somnolence digestive" du début d'après-midi, amplifiée, contrairement à ce que l'on pourrait croire, par la prise de café.
  • Le décroissement progressif de la courbe d'efficacité après un pic en fin d'après-midi, pour atteindre son taux le plus bas vers minuit.
Il vaut mieux bien se connaitre afin d'identifier son propre rythme et de placer les tâches A, B et C selon son cycle d'efficacité.

Il est également très important de faire des pauses régulières pour recharger ses batteries. L'idéal est de prendre 5 à 10 minutes après une heure de travail environ. Mais attention car l'effet optimal intervient pendant les 10 premières minutes, ensuite, vous ne rechargez plus rien.

Le prochain post portera sur le résultat du sondage sur votre rapport au temps. En attendant, observez vous bien et identifiez vos cycles d'efficacité.

A bientôt.

vendredi 28 mars 2008

Démarrer sa journée de manière positive


Bonjour,

aujourd'hui, certains diront que j'enfonce des portes ouvertes, mais si vous réfléchissez à votre façon de démarrer votre journée, peut être vous direz vous finalement qu'un petit rappel est toujours bénéfique et que le bon sens (encore et toujours) est bien indispensable.

En général, on commence sa journée dans le stress, en se précipitant au travail, sans s'être accordé une minute, et on se jette dans la bataille tête baissée. Bon, ça démarre mal !

Comment procéder ?
Je vous fais grâce du petit déjeuner à prendre au calme, du moment à passer avec femme (ou mari) et enfants, de la toilette bienfaisante et de la caresse au chien avant de partir.
Par contre, je vous recommande de vous imposer 3 règles pour votre journée :
  • Faire chaque jour quelque chose qui vous fait plaisir
  • Faire chaque jour quelque chose pour atteindre vos objectifs personnels
  • Faire chaque jour quelque chose qui fasse contrepoids à votre travail (sport, famille, amis, jardin,...)
Pensez-y dés que votre cerveau est en état de marche !
Ensuite, une fois au travail, même si ce n'est pas toujours si évident (mais si vous avez mis en place tout ce que nous avons vu jusqu'à présent, ce sera plus facile), mettez tranquillement la journée en route :
  • Revoyez le programme de la journée (mais si, vous en avez un que vous avez préparé la veille !)
  • Préparez ce dont vous avez besoin pour accomplir les tâches A
  • Suivez votre plan de journée
Terminez tranquillement la journée :
  • En faisant le bilan de la journée écoulée (tâches accomplies vs programme)
  • En préparant la suivante
  • En rangeant votre bureau (c'est là où j'ai du mal, j'avoue !)
Vous arriverez ainsi plus serein à la maison, vous vous éviterez du stress car vous aurez pleinement conscience de ce que vous avez accomplit dans votre journée. Vous aurez même le temps de penser à ce que vous pourrez faire ce soir (ce qui fait quand même plaisir à tout le monde).

La semaine prochaine, nous aborderons la phase la moins évidente à appliquer, la connaissance de son cycle d'efficacité.

PS : N'oubliez pas d'indiquer à gauche de l'écran quel est votre rapport au temps. Le sondage sera clôturé le 31/03.

jeudi 20 mars 2008

Comment déterminer ses priorités ?


Bonjour,

la question d'une détermination efficace des priorités se pose tous les jours. Nous allons voir comment résoudre ce soucis de façon simple et comment l'intégrer dans notre gestion du temps, le bon sens voulant que l'on ne s'occupe que d'une seule tâche à la fois.

Commençons donc à dresser une liste des priorités par ordre d'importance. Les avantages de cette classification sont multiples :
  • s'occuper d'abord des tâches essentielles
  • se concentrer sur une seule tâche à la fois
  • achever un travail efficacement dans un délai donné
  • atteindre ses objectifs
  • écarter ou déléguer certaines tâches
  • ne pas laisser de tâches de côté.
Identifions les priorités A, B ou C. Par la lettre A sont désignées les tâches essentielles, celles que vous seul pouvez traiter, B est utilisé pour les tâches importantes, à traiter ou à déléguer et C pour les moins importantes, celles que vous déléguez ou qui "se règlent" rapidement et sans effort.
Attention ! il ne s'agit en aucun cas de ne s'occuper que des tâches de niveau A en délaissant les tâches C. Tout doit être traité.

Vos priorités classées, donnez leur un classement chronologique et notez tout ça sur votre check-list. Ensuite, dans votre plan de journée, pour un travail efficace, prévoyez seulement 1 ou 2 tâches de niveau A (en général, ce sont celles qui vous prennent le plus de temps), planifiez 3 ou 4 tâches de niveau B et réservez le reste du temps pour le niveau C.

Lorsqu'à la fin de la journée vous ferez le bilan du travail accomplit, vous pourrez facilement planifier la journée du lendemain en tenant compte de ce qui est en attente et des nouvelles tâches qui se sont ajoutées dans la journée.

Une fois que vous aurez intégré ce système, vous verrez qu'entre le bilan de la journée et la planification de la suivante, vous utilisez moins de 10 minutes... que vous pouvez consacrer à autre chose.

A la semaine prochaine pour observer le démarrage de la journée.

vendredi 14 mars 2008

De l'utilité d'un plan de journée


Bonjour,

maintenant que notre diagnostique est fait, que nous connaissons nos voleurs de temps, que nous avons définis nos objectifs et planifié par écrit, il est peut être temps d'organiser ce fameux temps.

Tout comme nous avons sur notre agenda les dates et heures de nos rendez-vous, il est utile d'utiliser la même méthode pour le travail plus sédentaire. J'utilise depuis maintenant plusieurs années un plan de journée, qui, comme son nom l'indique, me permet de superviser ma journée et donc, de planifier mon temps.

J'utilise la méthode NERAC qui est assez simple et ne nécessite que très peu de temps tout les jours pour organiser mes journées.
Que signifie NERAC ?
  • Noter les activités, les tâches à accomplir
  • Estimer les durées
  • Réserver du temps
  • Arbitrer par priorités
  • Contrôler
Pour la première activité qui est de noter, il faut tout d'abord constituer une check-list sur laquelle on consigne les tâches indispensables à accomplir sur la semaine, le mois, voire l'année en précisant le délai, la priorité, une date de planification et la date réalisation.
C'est à partir de ce document que vous allez pouvoir planifier sur votre journée les activités importantes (en effet, il est inutile de noter sur la check-list les activités "secondaires").
Notez sur votre plan de journée ce qui n'a pas été achevé la veille, les nouvelles tâches qui s'ajoutent, les appels téléphoniques à donner, les courriers à faire, les mails à envoyer, etc, mais aussi les tâches qui reviennent périodiquement comme les réunions par exemple.

L'estimation des durées doit être approximative pour permettre une flexibilité de votre journée. Ne vous mettez pas de pression inutile en mettant une heure butoir à la fin d'une tâche. C'est le meilleur moyen de mal faire.

Pourquoi réserver du temps ? Nous ne vivons pas dans un monde idéal où les choses se déroulent exactement comme nous l'avons décidé.
Planifiez environ 60% de votre temps de travail. Les imprévus et les fameux voleurs de temps se chargeront de remplir l'espace laissé libre !

Le fait de planifier 60% de notre temps nous oblige à prioriser les tâches. Il faut être réaliste et rigoureux dans la priorisation et ne pas oublier que l'on peut (on doit...) également déléguer.

L'intérêt du contrôle est évident. Vous êtes ainsi sûr de tenir vos délais, vos engagements, que vos délégations sont prises en compte. Si vous reportez continuellement une tâche, lors de votre contrôle, vous finirez par prendre une des décisions suivantes : vous attaquer à cette tâche, ou la supprimer car elle s'est réglée d'elle même ou n'est plus prioritaire.

Organisez votre check-list et votre plan de journée comme vous l'entendez, vous serez plus enclins à utiliser votre propre outil qu'un outil pensé par un autre.

Au prochain épisode, je vous propose de voir ensemble comment déterminer ses priorités.
A bientôt !

vendredi 7 mars 2008

Planifier par écrit


Planifier signifie gagner du temps !

Nous allons voir aujourd'hui que le fait de planifier avec soin un projet ou une action permet de gagner du temps au final.
Le fait de prendre un peu moins de 10 minutes pour planifier sa journée (de manière réaliste) permet de gagner au moins une heure que vous pourrez utiliser à votre guise.

La planification écrite nous permet d'avoir une vue d'ensemble de tous les projets, actions à mener et d'atteindre plus vite les objectifs fixés par la priorisation des tâches, la délégation, mais aussi d'économiser du temps libre pour votre vie privée.

En prévoyant ce qui peut arriver dans une journée, vous vous épargnerez du stress et de la fatigue.

Combien de personnes arrivent le matin au travail sans avoir une vue précise de ce qu'ils vont accomplir ? L'immense majorité !

La plupart des gens se disent en arrivant :"aujourd'hui ? Et bien je vais faire ce que je fais habituellement !". Très bien, mais si c'est mal fait ou en dépit du bon sens, quelle perte de temps ! On est beaucoup plus enclin à tout chambouler à la moindre occasion, à s'occuper de tout en même temps, à oublier certaines tâches, bref, à prendre du retard.
Faire un emploi du temps journalier est une trame absolument indispensable à celui qui veut accomplir son travail dans les meilleures conditions, tout en ayant du temps pour gérer les dossiers "surprises".

Nous verrons lors de la prochaine cession comment établir un plan de journée cohérent, rapide... et efficace.

A bientôt !




vendredi 29 février 2008

Sondage sur votre rapport au temps


Bonjour à tous,

en attendant le prochain post, je vous propose de me préciser votre rapport au temps en répondant au sondage placé sur la droite de l'écran (sous le lien Viadéo).

N'hésitez pas et soyez objectifs (c'est anonyme ;o) !)

Répondez nombreux, on essaiera d'en tirer quelque chose...

mercredi 27 février 2008

Définir ses objectifs


Bonjour,

le troisième volet sur la Gestion du Temps portera sur la définition des objectifs.
La réussite passe par des objectifs clairs et le contrôle du résultat. Les objectifs suscitant l'action, il est important de ne pas les négliger.
Ceux qui lisent mes billets savent que je ne suis pas un adepte forcené de Pareto (loi des 20/80), mais nous allons en observer les principes pour mieux cibler les ressorts à actionner :

  • 20 % du temps investit produit 80 % du résultat
  • 20 % des clients ou marchandises apportent 80 % du chiffre d'affaires
  • 20 % des erreurs de production causent 80 % des pertes
  • 20 % d'un journal contient 80 % des informations
  • 20 % du temps total d'une réunion sont utilisés pour prendre 80 % des décisions
  • 20 % du travail effectué à son bureau conditionne 80 % de la réussite de ce travail.
Une fois ceci assimilé, rappelons nous que pour réussir pleinement, il faut se fixer des objectifs professionnels mais aussi personnels. Vous vous apercevrez bien vite que les deux sont intimement liés.

Maintenant, attrapez votre stylo et couchez sur le papier vos objectifs à court, moyen et long terme, dans le domaine professionnel et dans le domaine personnel, en recherchant les facteurs 20/80 de réussite et en les mettant en tête de liste de vos priorités. Soyez ambitieux, mais réaliste !

Ce qui importe n'est pas ce que vous faites, mais pourquoi vous le faites !

Et pour finir, une citation pleine de bon sens :

Celui qui n'a pas d'objectifs ne risque pas de les atteindre (Sun Tzu, L'art de la guerre)

A bientôt

jeudi 14 février 2008

La gestion du temps


Bonjour,

Nous allons commencer aujourd'hui une cession sur la gestion du temps. Sujet suffisamment vaste et trop peu utilisé pour qu'on s'y attarde un peu.

Ce premier chapitre abordera le but et la mécanique de la gestion du temps. Je compte sur vous pour intervenir autant que vous le jugerez nécessaire, afin d'enrichir nos connaissances mutuelles et peut être... de gagner du temps !

Le but est d'apprendre à :
  • Définir ses objectifs et ses priorités
  • Planifier ses activités et faire un plan de journée
  • Tenir compte de son cycle d'efficacité
  • Chasser les voleurs de temps
  • Commencer la journée positivement en se réservant une heure de tranquilité
  • Déléguer
Le taux d'efficacité au travail n'est que de 30 à 40 %. Sans objectifs clairement définis, de bonne répartition des priorités, de planification et de réelle vue d'ensemble, la plus grande partie de la journée est gaspillée. Faites le test. Combien de personnes autour de vous savent en arrivant au travail savent précisément ce qu'elles vont faire et à quelle heure ?
Bien des managers ne font leur "vrai" travail qu'après leurs heures de service. Ils n'ont habituellement pas le temps de le mener à bien car ils sont continuellement dérangés et distraits par les réunions ou autres problèmes parfois bien secondaires.

Le soucis est qu'on est plus sur de la réaction que sur de l'action. Tous les parasites de notre journée nous absorbent 24h sur 24 et on arrive au chaos.

Le meilleure moyen d'utiliser le temps dont on dispose est de l'organiser de façon logique, consciente et surtout, continue !

Au prochain chapitre, nous verrons comment identifier et chasser les voleurs de temps. Si on ne les connaît pas et qu'on ne les traite pas, autant ne rien faire et continuer dans la pagaille.

vendredi 8 février 2008

La main dans le sac...


Bonjour à tous,

pour commencer une série sur la gestion du temps, je voudrais vous faire part de quelque chose qui m'a fait bien rire.

Sur le magazine "Management" du mois de Décembre, il y a un dossier intitulé "Comment faire mille choses à la fois, un grand dossier sur l'art de gérer son temps".
Un dossier somme toute intéressant qui résume bien les principaux principes d'une gestion du temps réussie.

Un article a retenue mon attention, "les trucs des hyperactifs pour gagner du temps". Des références du monde des affaires ou de la politique expliquent qu'il ne faut jamais agir sous la contrainte, déléguer les tâches quotidiennes, ne pas tolérer le moindre retard, que sais-je encore.
Jacques Guers, Président de Xérox France, explique qu'il inflige une amende de 20 € aux membres du comité exécutif qui arrivent en retard aux réunions et, pire encore, il s'inflige cette amende de 20 € mulitpliée par le nombre de personnes présentes dans la salle s'il est en retard.
Un de ses trucs pour être ponctuel est de se déplacer en scooter dans Paris. Ainsi, il peut prévoir ses déplacements à la minute près, mais il peut également programmer une réunion supplémentaire par rapport à l'époque où il circulait en taxi. Bref, du beau boulot, une parfaite réussite.

Magazine "Management" du mois de Janvier, courrier des lecteurs, un grand moment à savourer à sa juste valeur.
Je cite :"Je suis l'épouse du monsieur qui explique comment il fait payer leur retard à ses collaborateurs et pourquoi il s'est offert un scooter. Si la règle du retardataire à l'amende s'appliquait aussi en dehors du bureau, j'aurais pu faire fortune en attendant mon mari à la maison ! Si je sors ma calculette, le montant de la cagnotte que j'aurais pu constituer depuis de nombreuses années me donne le vertige. Par ailleurs, je découvre dans vos pages que l'utilisation du deux roues, dont mon mari est censé se servir pour rentrer plus tôt à la maison, lui permet en fait de caser une réunion de plus. Lol diraient nos enfants, qui, depuis longtemps, n'attendent plus leur père... si ce n'est pour aller faire un tour de scoot avec lui".

On n'est jamais mieux trahit que par les siens (et ça marche dans les deux sens !)

Ah, une dernière chose ! faisons bien attention à ce que nous disons, écrivons, faisons, outre le risque de blesser quelqu'un qui nous importe, nous risquons d'y laisser un peu de crédibilité. Même si dans le cas qui nous occupe, la crédibilité professionnelle du monsieur est inattaquable.

A bientôt.