Le classeur temps

Bonjour,

aujourd'hui, dernier volet de la cession "Gestion du Temps" ! Nous allons mettre en place un outil pour appliquer les préceptes que nous avons vus précédemment.

Pourquoi un classeur temps ?

• Pour avoir une vue d'ensemble des tâches à accomplir
• Pour planifier systématiquement projets, délais, activités de manière harmonieuse pour éviter qu'ils ne s'entrechoquent
• Gérer et contrôler leur réalisation et leur suivi

Je propose de vous décrire le classeur que j'ai mis en place. A vous, par la suite de l'organiser selon vos méthodes, autres outils, etc.

J'ai commencé par mettre 12 intercalaires, 1 par mois, entre lesquels je mets mon planning par semaine et entre chaque plannings, les plans de journée. Ainsi, je sais très exactement ce qui a été traité, à quelle date (voire à quelle heure), j'ai donc une traçabilité des actions menées. Et devant ces intercalaires, je mets la check-list des tâches à accomplir sur le mois en cours.
Ensuite, derrière ces 12 intercalaires, j'ai placé différentes rubriques.
D'abord, un onglet "Objectifs" qui exprime bien ce qu'il contient. Il est toujours utile de venir revoir ses objectifs et d'en suivre l'accomplissement.
Ensuite, l'onglet "Formulaires" où je classe les fiches de plan de journée et de check-list, toujours disponibles et prêtes à être utilisées.
Puis, vient l'onglet "Planification des projets en cours", dans lequel je suis le déroulement des différents projets au fur et à mesure de leur avancement.
L'onglet "CA's" reprend le suivi du chiffre d'affaire réalisé mois par mois, famille par famille.
Un onglet "Notes", sans commentaire.
Suit la "Banque d'idée" qui est un fourre-tout comprenant tous les domaines de mon activité. Dés qu'une idée survient, je la couche sur le papier et je développe par la suite (un bon gain de temps).
Avant l'utilisation de mon PDA, j'avais également les rubriques "Contacts" et "Dates Réunions et Salons", dont la planification et le suivi est plus aisé par voie électronique (pour moi en tout cas).

Voilà, vous savez tout. A vous de jouer, de moduler ces outils, ces préceptes et de gagner du temps.
Si vous constatez qu'un aspect de la gestion du temps m'a échappé, n'hésitez pas à m'en faire part et nous y réfléchirons ensemble, si vous le voulez bien.

Merci de votre fidélité et à bientôt.

Sachez déléguer !

Bonjour,

aujourd'hui, pour l'avant dernier volet sur la gestion du temps, le sujet est d'importance : Savoir déléguer.

La plupart des managers ont un mal fou à déléguer. Le manque de confiance envers ses collaborateurs, la peur de ne pas maîtriser le résultat final ou les délais, la volonté d'être indispensable (consciente ou pas). Les raisons sont nombreuses et j'en ai volontairement oublié certaines. Et pourtant, on tire de la délégation des avantages considérables.
Quels sont-ils ?

• Allègement des tâches et gain de temps pour se consacrer aux tâches les plus importantes
• Mise à profit des compétences et de l'expérience des collaborateurs
• Stimulation et développement des capacités, de la prise d'initiatives, de l'autonomie et des compétences des collaborateurs
• Motivation et satisfaction de ces mêmes collaborateurs

Encore faut-il être en mesure de déléguer. Deux éléments sont à prendre en compte. Le vouloir et le pouvoir.
Vouloir, c'est être disposé à déléguer, pouvoir, c'est en être capable.

Quelles sont les règles du check up de la délégation ?

• Que faut-il faire ? (contenu)
• Qui doit le faire ? (désignation de la personne)
• Pourquoi doit-elle le faire ? (motivation, objectif)
• Comment doit-elle le faire ? (détails, limites)
• Pour quand doit-elle le faire ? (délais)

Une fois ces questions résolus, à vous de mettre en place un tableau de suivi de vos délégations et d'être assez rigoureux pour suivre, aider si besoin est, booster, féliciter (ou non) votre collaborateur.

La semaine prochaine, nous mettrons en place un outil d'organisation, le classeur temps.
Bonne semaine et à bientôt.

Démarrer sa journée de manière positive

Bonjour,

aujourd'hui, certains diront que j'enfonce des portes ouvertes, mais si vous réfléchissez à votre façon de démarrer votre journée, peut être vous direz vous finalement qu'un petit rappel est toujours bénéfique et que le bon sens (encore et toujours) est bien indispensable.

En général, on commence sa journée dans le stress, en se précipitant au travail, sans s'être accordé une minute, et on se jette dans la bataille tête baissée. Bon, ça démarre mal !

Comment procéder ?
Je vous fais grâce du petit déjeuner à prendre au calme, du moment à passer avec femme (ou mari) et enfants, de la toilette bienfaisante et de la caresse au chien avant de partir.
Par contre, je vous recommande de vous imposer 3 règles pour votre journée :

• Faire chaque jour quelque chose qui vous fait plaisir
• Faire chaque jour quelque chose pour atteindre vos objectifs personnels
• Faire chaque jour quelque chose qui fasse contrepoids à votre travail (sport, famille, amis, jardin,...)

Pensez-y dés que votre cerveau est en état de marche !
Ensuite, une fois au travail, même si ce n'est pas toujours si évident (mais si vous avez mis en place tout ce que nous avons vu jusqu'à présent, ce sera plus facile), mettez tranquillement la journée en route :

• Revoyez le programme de la journée (mais si, vous en avez un que vous avez préparé la veille !)
• Préparez ce dont vous avez besoin pour accomplir les tâches A
• Suivez votre plan de journée

Terminez tranquillement la journée :

• En faisant le bilan de la journée écoulée (tâches accomplies vs programme)
• En préparant la suivante
• En rangeant votre bureau (c'est là où j'ai du mal, j'avoue !)

Vous arriverez ainsi plus serein à la maison, vous vous éviterez du stress car vous aurez pleinement conscience de ce que vous avez accomplit dans votre journée. Vous aurez même le temps de penser à ce que vous pourrez faire ce soir (ce qui fait quand même plaisir à tout le monde).

La semaine prochaine, nous aborderons la phase la moins évidente à appliquer, la connaissance de son cycle d'efficacité.

PS : N'oubliez pas d'indiquer à gauche de l'écran quel est votre rapport au temps. Le sondage sera clôturé le 31/03.

Comment déterminer ses priorités ?

Bonjour,

la question d'une détermination efficace des priorités se pose tous les jours. Nous allons voir comment résoudre ce soucis de façon simple et comment l'intégrer dans notre gestion du temps, le bon sens voulant que l'on ne s'occupe que d'une seule tâche à la fois.

Commençons donc à dresser une liste des priorités par ordre d'importance. Les avantages de cette classification sont multiples :

• s'occuper d'abord des tâches essentielles
• se concentrer sur une seule tâche à la fois
• achever un travail efficacement dans un délai donné
• atteindre ses objectifs
• écarter ou déléguer certaines tâches
• ne pas laisser de tâches de côté.

Identifions les priorités A, B ou C. Par la lettre A sont désignées les tâches essentielles, celles que vous seul pouvez traiter, B est utilisé pour les tâches importantes, à traiter ou à déléguer et C pour les moins importantes, celles que vous déléguez ou qui "se règlent" rapidement et sans effort.
Attention ! il ne s'agit en aucun cas de ne s'occuper que des tâches de niveau A en délaissant les tâches C. Tout doit être traité.

Vos priorités classées, donnez leur un classement chronologique et notez tout ça sur votre check-list. Ensuite, dans votre plan de journée, pour un travail efficace, prévoyez seulement 1 ou 2 tâches de niveau A (en général, ce sont celles qui vous prennent le plus de temps), planifiez 3 ou 4 tâches de niveau B et réservez le reste du temps pour le niveau C.

Lorsqu'à la fin de la journée vous ferez le bilan du travail accomplit, vous pourrez facilement planifier la journée du lendemain en tenant compte de ce qui est en attente et des nouvelles tâches qui se sont ajoutées dans la journée.

Une fois que vous aurez intégré ce système, vous verrez qu'entre le bilan de la journée et la planification de la suivante, vous utilisez moins de 10 minutes... que vous pouvez consacrer à autre chose.

A la semaine prochaine pour observer le démarrage de la journée.

De l'utilité d'un plan de journée

Bonjour,

maintenant que notre diagnostique est fait, que nous connaissons nos voleurs de temps, que nous avons définis nos objectifs et planifié par écrit, il est peut être temps d'organiser ce fameux temps.

Tout comme nous avons sur notre agenda les dates et heures de nos rendez-vous, il est utile d'utiliser la même méthode pour le travail plus sédentaire. J'utilise depuis maintenant plusieurs années un plan de journée, qui, comme son nom l'indique, me permet de superviser ma journée et donc, de planifier mon temps.

J'utilise la méthode NERAC qui est assez simple et ne nécessite que très peu de temps tout les jours pour organiser mes journées.
Que signifie NERAC ?

• Noter les activités, les tâches à accomplir
• Estimer les durées
• Réserver du temps
• Arbitrer par priorités
• Contrôler
  

Pour la première activité qui est de noter, il faut tout d'abord constituer une check-list sur laquelle on consigne les tâches indispensables à accomplir sur la semaine, le mois, voire l'année en précisant le délai, la priorité, une date de planification et la date réalisation.
C'est à partir de ce document que vous allez pouvoir planifier sur votre journée les activités importantes (en effet, il est inutile de noter sur la check-list les activités "secondaires").
Notez sur votre plan de journée ce qui n'a pas été achevé la veille, les nouvelles tâches qui s'ajoutent, les appels téléphoniques à donner, les courriers à faire, les mails à envoyer, etc, mais aussi les tâches qui reviennent périodiquement comme les réunions par exemple.

L'estimation des durées doit être approximative pour permettre une flexibilité de votre journée. Ne vous mettez pas de pression inutile en mettant une heure butoir à la fin d'une tâche. C'est le meilleur moyen de mal faire.

Pourquoi réserver du temps ? Nous ne vivons pas dans un monde idéal où les choses se déroulent exactement comme nous l'avons décidé.
Planifiez environ 60% de votre temps de travail. Les imprévus et les fameux voleurs de temps se chargeront de remplir l'espace laissé libre !

Le fait de planifier 60% de notre temps nous oblige à prioriser les tâches. Il faut être réaliste et rigoureux dans la priorisation et ne pas oublier que l'on peut (on doit...) également déléguer.

L'intérêt du contrôle est évident. Vous êtes ainsi sûr de tenir vos délais, vos engagements, que vos délégations sont prises en compte. Si vous reportez continuellement une tâche, lors de votre contrôle, vous finirez par prendre une des décisions suivantes : vous attaquer à cette tâche, ou la supprimer car elle s'est réglée d'elle même ou n'est plus prioritaire.

Organisez votre check-list et votre plan de journée comme vous l'entendez, vous serez plus enclins à utiliser votre propre outil qu'un outil pensé par un autre.

Au prochain épisode, je vous propose de voir ensemble comment déterminer ses priorités.
A bientôt !

Planifier par écrit

Planifier signifie gagner du temps !

Nous allons voir aujourd'hui que le fait de planifier avec soin un projet ou une action permet de gagner du temps au final.
Le fait de prendre un peu moins de 10 minutes pour planifier sa journée (de manière réaliste) permet de gagner au moins une heure que vous pourrez utiliser à votre guise.

La planification écrite nous permet d'avoir une vue d'ensemble de tous les projets, actions à mener et d'atteindre plus vite les objectifs fixés par la priorisation des tâches, la délégation, mais aussi d'économiser du temps libre pour votre vie privée.

En prévoyant ce qui peut arriver dans une journée, vous vous épargnerez du stress et de la fatigue.

Combien de personnes arrivent le matin au travail sans avoir une vue précise de ce qu'ils vont accomplir ? L'immense majorité !

La plupart des gens se disent en arrivant :"aujourd'hui ? Et bien je vais faire ce que je fais habituellement !". Très bien, mais si c'est mal fait ou en dépit du bon sens, quelle perte de temps ! On est beaucoup plus enclin à tout chambouler à la moindre occasion, à s'occuper de tout en même temps, à oublier certaines tâches, bref, à prendre du retard.
Faire un emploi du temps journalier est une trame absolument indispensable à celui qui veut accomplir son travail dans les meilleures conditions, tout en ayant du temps pour gérer les dossiers "surprises".

Nous verrons lors de la prochaine cession comment établir un plan de journée cohérent, rapide... et efficace.

A bientôt !