Démarrer sa journée de manière positive

Bonjour,

aujourd'hui, certains diront que j'enfonce des portes ouvertes, mais si vous réfléchissez à votre façon de démarrer votre journée, peut être vous direz vous finalement qu'un petit rappel est toujours bénéfique et que le bon sens (encore et toujours) est bien indispensable.

En général, on commence sa journée dans le stress, en se précipitant au travail, sans s'être accordé une minute, et on se jette dans la bataille tête baissée. Bon, ça démarre mal !

Comment procéder ?
Je vous fais grâce du petit déjeuner à prendre au calme, du moment à passer avec femme (ou mari) et enfants, de la toilette bienfaisante et de la caresse au chien avant de partir.
Par contre, je vous recommande de vous imposer 3 règles pour votre journée :

• Faire chaque jour quelque chose qui vous fait plaisir
• Faire chaque jour quelque chose pour atteindre vos objectifs personnels
• Faire chaque jour quelque chose qui fasse contrepoids à votre travail (sport, famille, amis, jardin,...)

Pensez-y dés que votre cerveau est en état de marche !
Ensuite, une fois au travail, même si ce n'est pas toujours si évident (mais si vous avez mis en place tout ce que nous avons vu jusqu'à présent, ce sera plus facile), mettez tranquillement la journée en route :

• Revoyez le programme de la journée (mais si, vous en avez un que vous avez préparé la veille !)
• Préparez ce dont vous avez besoin pour accomplir les tâches A
• Suivez votre plan de journée

Terminez tranquillement la journée :

• En faisant le bilan de la journée écoulée (tâches accomplies vs programme)
• En préparant la suivante
• En rangeant votre bureau (c'est là où j'ai du mal, j'avoue !)

Vous arriverez ainsi plus serein à la maison, vous vous éviterez du stress car vous aurez pleinement conscience de ce que vous avez accomplit dans votre journée. Vous aurez même le temps de penser à ce que vous pourrez faire ce soir (ce qui fait quand même plaisir à tout le monde).

La semaine prochaine, nous aborderons la phase la moins évidente à appliquer, la connaissance de son cycle d'efficacité.

PS : N'oubliez pas d'indiquer à gauche de l'écran quel est votre rapport au temps. Le sondage sera clôturé le 31/03.

Comment déterminer ses priorités ?

Bonjour,

la question d'une détermination efficace des priorités se pose tous les jours. Nous allons voir comment résoudre ce soucis de façon simple et comment l'intégrer dans notre gestion du temps, le bon sens voulant que l'on ne s'occupe que d'une seule tâche à la fois.

Commençons donc à dresser une liste des priorités par ordre d'importance. Les avantages de cette classification sont multiples :

• s'occuper d'abord des tâches essentielles
• se concentrer sur une seule tâche à la fois
• achever un travail efficacement dans un délai donné
• atteindre ses objectifs
• écarter ou déléguer certaines tâches
• ne pas laisser de tâches de côté.

Identifions les priorités A, B ou C. Par la lettre A sont désignées les tâches essentielles, celles que vous seul pouvez traiter, B est utilisé pour les tâches importantes, à traiter ou à déléguer et C pour les moins importantes, celles que vous déléguez ou qui "se règlent" rapidement et sans effort.
Attention ! il ne s'agit en aucun cas de ne s'occuper que des tâches de niveau A en délaissant les tâches C. Tout doit être traité.

Vos priorités classées, donnez leur un classement chronologique et notez tout ça sur votre check-list. Ensuite, dans votre plan de journée, pour un travail efficace, prévoyez seulement 1 ou 2 tâches de niveau A (en général, ce sont celles qui vous prennent le plus de temps), planifiez 3 ou 4 tâches de niveau B et réservez le reste du temps pour le niveau C.

Lorsqu'à la fin de la journée vous ferez le bilan du travail accomplit, vous pourrez facilement planifier la journée du lendemain en tenant compte de ce qui est en attente et des nouvelles tâches qui se sont ajoutées dans la journée.

Une fois que vous aurez intégré ce système, vous verrez qu'entre le bilan de la journée et la planification de la suivante, vous utilisez moins de 10 minutes... que vous pouvez consacrer à autre chose.

A la semaine prochaine pour observer le démarrage de la journée.

Définir ses objectifs

Bonjour,

le troisième volet sur la Gestion du Temps portera sur la définition des objectifs.
La réussite passe par des objectifs clairs et le contrôle du résultat. Les objectifs suscitant l'action, il est important de ne pas les négliger.
Ceux qui lisent mes billets savent que je ne suis pas un adepte forcené de Pareto (loi des 20/80), mais nous allons en observer les principes pour mieux cibler les ressorts à actionner :

• 20 % du temps investit produit 80 % du résultat
• 20 % des clients ou marchandises apportent 80 % du chiffre d'affaires
• 20 % des erreurs de production causent 80 % des pertes
• 20 % d'un journal contient 80 % des informations
• 20 % du temps total d'une réunion sont utilisés pour prendre 80 % des décisions
• 20 % du travail effectué à son bureau conditionne 80 % de la réussite de ce travail.

Une fois ceci assimilé, rappelons nous que pour réussir pleinement, il faut se fixer des objectifs professionnels mais aussi personnels. Vous vous apercevrez bien vite que les deux sont intimement liés.

Maintenant, attrapez votre stylo et couchez sur le papier vos objectifs à court, moyen et long terme, dans le domaine professionnel et dans le domaine personnel, en recherchant les facteurs 20/80 de réussite et en les mettant en tête de liste de vos priorités. Soyez ambitieux, mais réaliste !

Ce qui importe n'est pas ce que vous faites, mais pourquoi vous le faites !

Et pour finir, une citation pleine de bon sens :

Celui qui n'a pas d'objectifs ne risque pas de les atteindre (Sun Tzu, L'art de la guerre)

A bientôt

La gestion du temps

Bonjour,

Nous allons commencer aujourd'hui une cession sur la gestion du temps. Sujet suffisamment vaste et trop peu utilisé pour qu'on s'y attarde un peu.

Ce premier chapitre abordera le but et la mécanique de la gestion du temps. Je compte sur vous pour intervenir autant que vous le jugerez nécessaire, afin d'enrichir nos connaissances mutuelles et peut être... de gagner du temps !

Le but est d'apprendre à :

• Définir ses objectifs et ses priorités
• Planifier ses activités et faire un plan de journée
• Tenir compte de son cycle d'efficacité
• Chasser les voleurs de temps
• Commencer la journée positivement en se réservant une heure de tranquilité
• Déléguer
  

Le taux d'efficacité au travail n'est que de 30 à 40 %. Sans objectifs clairement définis, de bonne répartition des priorités, de planification et de réelle vue d'ensemble, la plus grande partie de la journée est gaspillée. Faites le test. Combien de personnes autour de vous savent en arrivant au travail savent précisément ce qu'elles vont faire et à quelle heure ?
Bien des managers ne font leur "vrai" travail qu'après leurs heures de service. Ils n'ont habituellement pas le temps de le mener à bien car ils sont continuellement dérangés et distraits par les réunions ou autres problèmes parfois bien secondaires.

Le soucis est qu'on est plus sur de la réaction que sur de l'action. Tous les parasites de notre journée nous absorbent 24h sur 24 et on arrive au chaos.

Le meilleure moyen d'utiliser le temps dont on dispose est de l'organiser de façon logique, consciente et surtout, continue !

Au prochain chapitre, nous verrons comment identifier et chasser les voleurs de temps. Si on ne les connaît pas et qu'on ne les traite pas, autant ne rien faire et continuer dans la pagaille.