Comment déterminer ses priorités ?

Bonjour,

la question d'une détermination efficace des priorités se pose tous les jours. Nous allons voir comment résoudre ce soucis de façon simple et comment l'intégrer dans notre gestion du temps, le bon sens voulant que l'on ne s'occupe que d'une seule tâche à la fois.

Commençons donc à dresser une liste des priorités par ordre d'importance. Les avantages de cette classification sont multiples :

• s'occuper d'abord des tâches essentielles
• se concentrer sur une seule tâche à la fois
• achever un travail efficacement dans un délai donné
• atteindre ses objectifs
• écarter ou déléguer certaines tâches
• ne pas laisser de tâches de côté.

Identifions les priorités A, B ou C. Par la lettre A sont désignées les tâches essentielles, celles que vous seul pouvez traiter, B est utilisé pour les tâches importantes, à traiter ou à déléguer et C pour les moins importantes, celles que vous déléguez ou qui "se règlent" rapidement et sans effort.
Attention ! il ne s'agit en aucun cas de ne s'occuper que des tâches de niveau A en délaissant les tâches C. Tout doit être traité.

Vos priorités classées, donnez leur un classement chronologique et notez tout ça sur votre check-list. Ensuite, dans votre plan de journée, pour un travail efficace, prévoyez seulement 1 ou 2 tâches de niveau A (en général, ce sont celles qui vous prennent le plus de temps), planifiez 3 ou 4 tâches de niveau B et réservez le reste du temps pour le niveau C.

Lorsqu'à la fin de la journée vous ferez le bilan du travail accomplit, vous pourrez facilement planifier la journée du lendemain en tenant compte de ce qui est en attente et des nouvelles tâches qui se sont ajoutées dans la journée.

Une fois que vous aurez intégré ce système, vous verrez qu'entre le bilan de la journée et la planification de la suivante, vous utilisez moins de 10 minutes... que vous pouvez consacrer à autre chose.

A la semaine prochaine pour observer le démarrage de la journée.

De l'utilité d'un plan de journée

Bonjour,

maintenant que notre diagnostique est fait, que nous connaissons nos voleurs de temps, que nous avons définis nos objectifs et planifié par écrit, il est peut être temps d'organiser ce fameux temps.

Tout comme nous avons sur notre agenda les dates et heures de nos rendez-vous, il est utile d'utiliser la même méthode pour le travail plus sédentaire. J'utilise depuis maintenant plusieurs années un plan de journée, qui, comme son nom l'indique, me permet de superviser ma journée et donc, de planifier mon temps.

J'utilise la méthode NERAC qui est assez simple et ne nécessite que très peu de temps tout les jours pour organiser mes journées.
Que signifie NERAC ?

• Noter les activités, les tâches à accomplir
• Estimer les durées
• Réserver du temps
• Arbitrer par priorités
• Contrôler
  

Pour la première activité qui est de noter, il faut tout d'abord constituer une check-list sur laquelle on consigne les tâches indispensables à accomplir sur la semaine, le mois, voire l'année en précisant le délai, la priorité, une date de planification et la date réalisation.
C'est à partir de ce document que vous allez pouvoir planifier sur votre journée les activités importantes (en effet, il est inutile de noter sur la check-list les activités "secondaires").
Notez sur votre plan de journée ce qui n'a pas été achevé la veille, les nouvelles tâches qui s'ajoutent, les appels téléphoniques à donner, les courriers à faire, les mails à envoyer, etc, mais aussi les tâches qui reviennent périodiquement comme les réunions par exemple.

L'estimation des durées doit être approximative pour permettre une flexibilité de votre journée. Ne vous mettez pas de pression inutile en mettant une heure butoir à la fin d'une tâche. C'est le meilleur moyen de mal faire.

Pourquoi réserver du temps ? Nous ne vivons pas dans un monde idéal où les choses se déroulent exactement comme nous l'avons décidé.
Planifiez environ 60% de votre temps de travail. Les imprévus et les fameux voleurs de temps se chargeront de remplir l'espace laissé libre !

Le fait de planifier 60% de notre temps nous oblige à prioriser les tâches. Il faut être réaliste et rigoureux dans la priorisation et ne pas oublier que l'on peut (on doit...) également déléguer.

L'intérêt du contrôle est évident. Vous êtes ainsi sûr de tenir vos délais, vos engagements, que vos délégations sont prises en compte. Si vous reportez continuellement une tâche, lors de votre contrôle, vous finirez par prendre une des décisions suivantes : vous attaquer à cette tâche, ou la supprimer car elle s'est réglée d'elle même ou n'est plus prioritaire.

Organisez votre check-list et votre plan de journée comme vous l'entendez, vous serez plus enclins à utiliser votre propre outil qu'un outil pensé par un autre.

Au prochain épisode, je vous propose de voir ensemble comment déterminer ses priorités.
A bientôt !

Planifier par écrit

Planifier signifie gagner du temps !

Nous allons voir aujourd'hui que le fait de planifier avec soin un projet ou une action permet de gagner du temps au final.
Le fait de prendre un peu moins de 10 minutes pour planifier sa journée (de manière réaliste) permet de gagner au moins une heure que vous pourrez utiliser à votre guise.

La planification écrite nous permet d'avoir une vue d'ensemble de tous les projets, actions à mener et d'atteindre plus vite les objectifs fixés par la priorisation des tâches, la délégation, mais aussi d'économiser du temps libre pour votre vie privée.

En prévoyant ce qui peut arriver dans une journée, vous vous épargnerez du stress et de la fatigue.

Combien de personnes arrivent le matin au travail sans avoir une vue précise de ce qu'ils vont accomplir ? L'immense majorité !

La plupart des gens se disent en arrivant :"aujourd'hui ? Et bien je vais faire ce que je fais habituellement !". Très bien, mais si c'est mal fait ou en dépit du bon sens, quelle perte de temps ! On est beaucoup plus enclin à tout chambouler à la moindre occasion, à s'occuper de tout en même temps, à oublier certaines tâches, bref, à prendre du retard.
Faire un emploi du temps journalier est une trame absolument indispensable à celui qui veut accomplir son travail dans les meilleures conditions, tout en ayant du temps pour gérer les dossiers "surprises".

Nous verrons lors de la prochaine cession comment établir un plan de journée cohérent, rapide... et efficace.

A bientôt !

Sondage sur votre rapport au temps

Bonjour à tous,

en attendant le prochain post, je vous propose de me préciser votre rapport au temps en répondant au sondage placé sur la droite de l'écran (sous le lien Viadéo).

N'hésitez pas et soyez objectifs (c'est anonyme ;o) !)

Répondez nombreux, on essaiera d'en tirer quelque chose...

Définir ses objectifs

Bonjour,

le troisième volet sur la Gestion du Temps portera sur la définition des objectifs.
La réussite passe par des objectifs clairs et le contrôle du résultat. Les objectifs suscitant l'action, il est important de ne pas les négliger.
Ceux qui lisent mes billets savent que je ne suis pas un adepte forcené de Pareto (loi des 20/80), mais nous allons en observer les principes pour mieux cibler les ressorts à actionner :

• 20 % du temps investit produit 80 % du résultat
• 20 % des clients ou marchandises apportent 80 % du chiffre d'affaires
• 20 % des erreurs de production causent 80 % des pertes
• 20 % d'un journal contient 80 % des informations
• 20 % du temps total d'une réunion sont utilisés pour prendre 80 % des décisions
• 20 % du travail effectué à son bureau conditionne 80 % de la réussite de ce travail.

Une fois ceci assimilé, rappelons nous que pour réussir pleinement, il faut se fixer des objectifs professionnels mais aussi personnels. Vous vous apercevrez bien vite que les deux sont intimement liés.

Maintenant, attrapez votre stylo et couchez sur le papier vos objectifs à court, moyen et long terme, dans le domaine professionnel et dans le domaine personnel, en recherchant les facteurs 20/80 de réussite et en les mettant en tête de liste de vos priorités. Soyez ambitieux, mais réaliste !

Ce qui importe n'est pas ce que vous faites, mais pourquoi vous le faites !

Et pour finir, une citation pleine de bon sens :

Celui qui n'a pas d'objectifs ne risque pas de les atteindre (Sun Tzu, L'art de la guerre)

A bientôt

La gestion du temps

Bonjour,

Nous allons commencer aujourd'hui une cession sur la gestion du temps. Sujet suffisamment vaste et trop peu utilisé pour qu'on s'y attarde un peu.

Ce premier chapitre abordera le but et la mécanique de la gestion du temps. Je compte sur vous pour intervenir autant que vous le jugerez nécessaire, afin d'enrichir nos connaissances mutuelles et peut être... de gagner du temps !

Le but est d'apprendre à :

• Définir ses objectifs et ses priorités
• Planifier ses activités et faire un plan de journée
• Tenir compte de son cycle d'efficacité
• Chasser les voleurs de temps
• Commencer la journée positivement en se réservant une heure de tranquilité
• Déléguer
  

Le taux d'efficacité au travail n'est que de 30 à 40 %. Sans objectifs clairement définis, de bonne répartition des priorités, de planification et de réelle vue d'ensemble, la plus grande partie de la journée est gaspillée. Faites le test. Combien de personnes autour de vous savent en arrivant au travail savent précisément ce qu'elles vont faire et à quelle heure ?
Bien des managers ne font leur "vrai" travail qu'après leurs heures de service. Ils n'ont habituellement pas le temps de le mener à bien car ils sont continuellement dérangés et distraits par les réunions ou autres problèmes parfois bien secondaires.

Le soucis est qu'on est plus sur de la réaction que sur de l'action. Tous les parasites de notre journée nous absorbent 24h sur 24 et on arrive au chaos.

Le meilleure moyen d'utiliser le temps dont on dispose est de l'organiser de façon logique, consciente et surtout, continue !

Au prochain chapitre, nous verrons comment identifier et chasser les voleurs de temps. Si on ne les connaît pas et qu'on ne les traite pas, autant ne rien faire et continuer dans la pagaille.

La main dans le sac...

Bonjour à tous,

pour commencer une série sur la gestion du temps, je voudrais vous faire part de quelque chose qui m'a fait bien rire.

Sur le magazine "Management" du mois de Décembre, il y a un dossier intitulé "Comment faire mille choses à la fois, un grand dossier sur l'art de gérer son temps".
Un dossier somme toute intéressant qui résume bien les principaux principes d'une gestion du temps réussie.

Un article a retenue mon attention, "les trucs des hyperactifs pour gagner du temps". Des références du monde des affaires ou de la politique expliquent qu'il ne faut jamais agir sous la contrainte, déléguer les tâches quotidiennes, ne pas tolérer le moindre retard, que sais-je encore.
Jacques Guers, Président de Xérox France, explique qu'il inflige une amende de 20 € aux membres du comité exécutif qui arrivent en retard aux réunions et, pire encore, il s'inflige cette amende de 20 € mulitpliée par le nombre de personnes présentes dans la salle s'il est en retard.
Un de ses trucs pour être ponctuel est de se déplacer en scooter dans Paris. Ainsi, il peut prévoir ses déplacements à la minute près, mais il peut également programmer une réunion supplémentaire par rapport à l'époque où il circulait en taxi. Bref, du beau boulot, une parfaite réussite.

Magazine "Management" du mois de Janvier, courrier des lecteurs, un grand moment à savourer à sa juste valeur.
Je cite :"Je suis l'épouse du monsieur qui explique comment il fait payer leur retard à ses collaborateurs et pourquoi il s'est offert un scooter. Si la règle du retardataire à l'amende s'appliquait aussi en dehors du bureau, j'aurais pu faire fortune en attendant mon mari à la maison ! Si je sors ma calculette, le montant de la cagnotte que j'aurais pu constituer depuis de nombreuses années me donne le vertige. Par ailleurs, je découvre dans vos pages que l'utilisation du deux roues, dont mon mari est censé se servir pour rentrer plus tôt à la maison, lui permet en fait de caser une réunion de plus. Lol diraient nos enfants, qui, depuis longtemps, n'attendent plus leur père... si ce n'est pour aller faire un tour de scoot avec lui".

On n'est jamais mieux trahit que par les siens (et ça marche dans les deux sens !)

Ah, une dernière chose ! faisons bien attention à ce que nous disons, écrivons, faisons, outre le risque de blesser quelqu'un qui nous importe, nous risquons d'y laisser un peu de crédibilité. Même si dans le cas qui nous occupe, la crédibilité professionnelle du monsieur est inattaquable.

A bientôt.

Un plébiscite !...

Bonjour à tous,

et oui, j'ai bien dit un plébiscite ! Le sondage concernant la pertinence de mon blog est clos et le dépouillement est sans appel : 91 % de "très pertinent".
Mon commentaire est simple. Je tiens à remercier ma mère qui a très certainement fait du lobbying auprès de ses amies ! Une occasion supplémentaire pour elle de me dire comme elle est fière de "son fils !".
Bon, je tairai le nombre de votants, ça me permettra de passer quelques secondes dans la peau d'un président africain réélu à la quasi unanimité.
Plus sérieusement, outre le fait que ça me fait plaisir, ça me motive à continuer à poster des articles pratiques ou de temps en temps un peu plus humoristiques.
J'aurai besoin de votre avis concernant le contenu. Plus d'actualité, de perso, de filles sexy, que sais-je ?
N'hésitez pas à me donner votre avis !

Encore merci et à très bientôt.

Une grande leçon...

Bonjour à tous,

bon, je ne veux pas entendre "tiens, il poste des vidéos, il est en pleine crise de flemme" ! C'est inexact, je prépare une série d'articles. Mais là, je ne pouvais que vous faire profiter de cette grande leçon de gestion de crise.
Chapeau bas !

Entendons-nous bien !...

Bonjour et Bonne Année 2008 !

Après une petite absence qui m'a permis de bien me ressourcer, je vous poste aujourd'hui un petit billet en réaction à une étude publiée par l'Observatoire Cegos sur le management et la motivation des commerciaux.

Que de surprises ! En effet, il ressort que la reconnaissance de leur travail apparaît en première source de motivation des commerciaux, juste devant les perspectives d'évolution dans l'entreprise et le mode de fixation des objectifs. Suivent en retrait les conditions de travail, la rémunération globale, puis la politique commerciale de l'entreprise. Loin derrière, les commerciaux citent les relations avec les clients, la sécurité de l'emploi (ah bon !) et les produits et services qu'ils ont à vendre. Ce n'est pas étonnant. une des capacités les plus importantes d'un commercial n'est-elle pas l'adaptabilité ?

Passons maintenant à la vision des managers. Surprise ou pas ? Le décalage est saisissant ! En effet, ils estiment que le premier critère de motivation des commerciaux est l'ambiance de travail, l'autonomie dans le travail et leur relation avec leur manager. Nous comprenons mieux qu'il soit si difficile de manager. Quand on n'appuie pas sur les bons boutons, on n'obtient pas le résultat escompté.

Cette étude devrait être déclarée d'utilité publique car elle permet de réajuster les réalités de chacun.

Ah oui, pour conclure, j'ajouterai que les managers placent en dernière position des motivations la charge de travail...

Managers, commerciaux, dialoguez !